Списки дел, если они используются правильно, могут оказать огромную помощь в том, чтобы сделать вашу жизнь гораздо проще. Однако в ином случае они могут сами создавать ворох проблем.
Сегодня я хочу рассмотреть 7 самых распространенных ошибок, которые люди часто делают в отношении их списков дел.
Ошибка №1. Относиться к списку дел как к мысленной свалке
Первоначальное составление списка задач вполне может быть (да и должно быть) мысленной свалкой, поскольку именно так вы выносите из головы на бумагу все, что должно быть сделано. Но так не должно оставаться надолго…
- КАК ЭТО ИСПРАВИТЬ?
Начните смотреть на свой список дел как на помощника, а не помеху. Я использую систему из трех списков, каждый из которых играет свою роль – это список «Надо сделать (Мастер-список)», «Хотелось бы сделать» и календарь-ежедневник.
Вместо того, чтобы добавлять каждую задачу в один список, я помещаю их в одно из этих трех мест по определенным причинам:
- Все, что имеет определенный срок, попадает сразу в ежедневник (с запасом времени)
- Все, что мне НУЖНО сделать, но что не имеет определенного срока, я помещаю в Мастер-список с определенной пометкой (по проектам, областям жизни или приоритету)
- Все, что я ХОЧУ сделать, но если не сделаю, это не слишком повлияет на мою жизнь, я помещаю в список «Хотелось бы сделать»
Такая структура гораздо более организована и позволяет легче отслеживать, чем мне нужно заниматься в каждый момент.
Ошибка №2. Действовать РЕактивно, а не ПРОактивно
Вы выбираете задачи к выполнению исходя из их срочности? Да, в первую очередь нужно заниматься делами, не требующими отлагательств. Но вспомните, почему вы поместили их в ваш Мастер-список? Вероятно, потому что у них нет крайнего срока, иначе бы они попали сразу в ежедневник.
В конечном счете это означает, что у вас должно быть достаточно времени, чтобы заняться делами прежде, чем они станут срочными.
Если вы оставляете задачи в Мастер-списке до тех пор, пока вам срочно придется на них реагировать (действовать РЕактивно), это вызывает стресс и подавленность. Вы всегда будете чувствовать себя в спешке и вам нужно будет находить время, чтобы что-то сделать.
- КАК ЭТО ИСПРАВИТЬ?
Возьмите за привычку перемещать пункты из своего Мастер-списка в ежедневник каждую неделю и (в идеале) в том порядке, в котором они будут иметь для вас наибольшее значение (действовать ПРОактивно).
Намного приятнее свободно управлять своей жизнью, чем позволять жизни управлять вами…
Ошибка №3. Иметь один длинный список
Как я уже упомянула, единственный список, пополняемый каждый день, может разрастись до чудовищных размеров.
Вы потеряете ориентиры и не будете знать, что важно, а что может подождать и, несомненно, упустите что-то из виду.
- КАК ЭТО ИСПРАВИТЬ?
Это действительно простое решение, но создание категорий и сортировка может иметь решающее значение.
*Я сейчас говорю о Мастер-списке, подразумевая, что вы уже исключили из него задачи, которые ХОТЕЛИ бы сделать
Например, в вашем списке может быть несколько задач, касающихся организации вашего дома. Вы можете создать в Мастер-списке категорию «Организация дома» и собрать все соответствующие задачи в эту категорию. Далее создать раздел «Покупки для дома» и перечислить все, что вам нужно купить для организации.
Насколько удобнее будет сесть и сразу увидеть, что вам нужно сделать и купить, чем заново просматривать весь список?
Ошибка №4. Слишком длинные задачи
Ничто не задержится в вашем мастер-списке дольше, чем задача, на выполнение которой у вас никогда не будет времени.
Если вы просто записываете масштабную конечную цель – например, ремонт кухни, вы никогда не будет обращать на нее внимания, когда будете искать, чем заняться.
- КАК ЭТО ИСПРАВИТЬ?
Мы гораздо эффективнее действуем, когда у нас есть небольшие, простые и понятные задачи.
В этом случае я предлагаю создать категорию для проекта, который вы хотите закончить или цели, которых хотите достичь, а затем составить список подзадач для нее.
Например, в категории «Ремонт кухни» у вас могут быть задачи:
- Выбрать цветовую гамму
- Продумать планировку
- Найти исполнителей
- Составить список покупок
- Купить X
- И т.п.
Все эти дела проще встроить в повседневную жизнь, и прежде, чем вы это поймете, задача будет выполнена!
Ошибка №5. Избегать задач, которые вы не хотите делать
Это означает, что одни и те же задачи будут преследовать вас изо дня в день. Они постоянно будут мозолить вам глаза, заставляя вас чувствовать себя все хуже и хуже.
- КАК ЭТО ИСПРАВИТЬ?
Просто сделать это. Это звучит банально, но это чрезвычайно действует на уровень мотивации.
Когда-то я писала статью про поедание лягушек, в котором рассказала о простой теории о том, что если сделать что-то неприятное в начале дня, то остальная часть дня пройдет гораздо проще и приятнее, и в целом сделается намного больше.
Вы можете назначить таким задачам крайний срок и работать над их выполнением, пока они не перейдут в категорию «горящих». Не позволяйте прокрастинации устанавливать свои правила. Часто задачи оказываются намного проще, когда мы начинаем работать над ними.
Ошибка №6. Задачи с крайними сроками в Мастер-списке
Хороший пример – приглашение на свадьбу через 3 месяца. Вам нужно будет выбрать подарок, организовать поездку, найти место для проживания и т.д. Но поскольку это еще не скоро, вы помещаете эту задачу в Мастер-список. Это означает, что вы рискуете пропустить сроки и делать все в последний момент, выбрав неудачный подарок или столкнувшись с отсутствием свободных мест в гостиницах.
- КАК ЭТО ИСПРАВИТЬ?
Неважно, насколько далека задача, если у нее есть крайний срок, точно определенная дата, она должна быть занесена в ваш ежедневник.
В примере со свадьбой запишите в ежедневник задачу забронировать жилье и выбрать подарок как можно раньше.
Ошибка №7. Несколько список в разных местах
В течение дня очень легко делать небольшие заметки о том, что нужно сделать, но вскоре это приводит к беспорядку и дезориентации.
Самая большая трудность возникает, когда у вас есть разные списки для разных аспектов жизни – например, для работы, дома, отношений, финансов и т.д.
- КАК ЭТО ИСПРАВИТЬ?
Имейте только ОДИН список дел и всегда держите его при себе.
У меня есть заметка на первом экране смартфона, куда я в течение дня быстро добавляю задачи, которые приходят мне в голову. Затем у меня есть привычка в конце дня переносить эти задачи в Мастер-список или «Хотелось бы» список.
ИТАК, ОСНОВНЫЕ СПОСОБЫ ИСПРАВЛЕНИЯ ЭТИХ ОШИБОК:
- Используйте один список для всего, что вам нужно сделать — Мастер-список
- Рассортируйте Мастер-список по категориям, чтобы вы могли четко видеть, что вам нужно сделать и где вы находитесь
- В вашем Мастер-списке должны быть только вещи, которые не имеют определенного срока и действительно необходимы
- Действуйте ПРОактивно и выполняйте задачи из списка, не откладывая до тех пор, пока они не станут неотложными
Если вы будете следовать этим принципам до тех пор, пока они не превратятся в привычки, вы станете гораздо более сосредоточенными и ваши списки будут работать НА вас, а не против.
БЕСПЛАТНАЯ БИБЛИОТЕКА ИНСТРУМЕНТОВ
...получите бесплатный доступ к планировщикам, чек-листам, руководствам и мини-курсам. Все инструменты для создания простой и организованной жизни по вашим правилам!
 |
 |
