10-шаговый процесс планирования домашних, личных или рабочих проектов

Сегодня я собираюсь рассказать вам об удивительно простой технике планирования любого более или менее крупного проекта, будь то ремонт, переезд, обучение новым навыкам, творческая задумка или что угодно еще.

Следуя этому пошаговому алгоритму, вы сможете уверенно и спокойно завершить любое крупное дело на отлично!

Для начала…

Что такое проект?

Проект — это крупная задача или набор задач в одной категории, у которых есть конкретный срок или цель.

Примеры проектов:

Ремонт кухни
Начало собственного бизнеса
Достижение определенного веса
Написание книги
Создание портфолио
Обновление интерьера
Организация дома
и т. д.

Как только вы станете выполнять процесс планирования для каждого отдельного проекта, независимо от его размера, вы немедленно увидите результаты. У вас будет перед глазами четкая цель, вы перестанете откладывать на «потом» — потому что всегда будете точно знать, чем заняться в следующую очередь, чтобы реализация проекта успешно продолжалась (самая частая причина того, что мы бесконечно откладываем какие-то дела заключается в том, что мы не представляем, каким должен быть следующий шаг).

Итак, 10 шагов для планирования проекта.

Шаг 1. Определите, что представляет собой ваш проект

Естественно, процесс планирования начинается с того, что вы должны решить, над каким проектом будете работать. Возможно, в настоящее время у вас в реализации (или в задумках) находится даже больше проектов, чем вы предполагаете. Лично я каждый месяц провожу быструю оценку своих проектов, чтобы увидеть, на какой стадии находятся текущие проекты, какие завершены, а какие я начала, даже не подозревая об этом.

Ниже я предлагаю вам список вопросов, которые вы можете обдумать. Это даст вам понимание, какие проекты у вас есть сейчас и какие вы можете/хотите/должны спланировать на будущее. Я советую просматривать этот список ежемесячно.

Обучение/занятия

Какие занятия вы посещаете в настоящее время? Почти каждое из них можно рассматривать как проект, поскольку вы посещаете их с какой-то целью
Чему вы обучаетесь в настоящее время? Это может быть освоение нового хобби, повышение навыков или какая-то работа над собой
Есть ли у вас какая-то главная цель в обучении, например, получение диплома с отличием, участие в исследованиях, завершение диссертации, получение дополнительной специальности?

Работа/карьера

Что у вас происходит на этой неделе? В этом месяце? Что вас ожидает в следующем месяце?
Есть ли у вас какие-то важные встречи/мероприятия, требующие подготовки?
Есть ли у вас какие-то крупные рабочие проекты, которые вы еще не спланировали?
Какие важные задачи находятся в вашем списке дел? Можно ли какие-то из них объединить в проект?
Есть ли какие-то главные цели, над которыми вы работаете в своей профессиональной области? Например, получение новой должности, увеличение дохода, расширение сети связей, получение новых клиентов, открытие собственного бизнеса?

Личное

Что сейчас в вашем личном списке задач? Что можно превратить в проект? Сезонная уборка, подготовка отпуска, организация дома?
Какие мероприятия вам предстоят?
Над какими личными целями вы работаете? Похудеть, повысить образованность, справиться со стрессом, выплатить долги, перейти на правильное питание?

Шаг 2. Создайте папку для проекта

В зависимости от ваших предпочтений вы можете создать как физическую папку, так и виртуальную. Ее задача — собирать все элементы, относящиеся к вашему проекту.

Папка проекта может включать разделы:

Цели и отслеживание. Здесь вы четко сформулируете свою цель и сможете отслеживать этапы ее достижения.
Календарь. В календаре вы указываете сроки, важные даты и время, которое вы выделяете себе для работы над проектом. Если проект небольшой, вы можете использовать ваш обычный календарь. Для крупных и сложных проектов я советую завести отдельный.
Задачи. В этом разделе вы будете систематизировать и создавать списки дел.
Примечания. Здесь вы сможете хранить любые полезные заметки о процессе выполнения, такие как листы мозгового штурма, интеллект-карты, ссылки на применяемые материалы и любую другую информацию, которая может вам понадобиться позже.
Другое. В зависимости от вашего проекта вам может понадобиться хранить разные данные, например, документы, расписания, контакты и т. п.

Шаг 3. Определите цель и крайний срок

Далее вам нужно сформулировать конкретную цель и добавить ее в раздел «Цели». Прежде, чем начать углубляться в планирование, вы должны хорошо представлять себе, где вы хотите оказаться и к какому времени туда попасть.

Используйте мой готовый комплект для постановки и достижения целей >>

Он включает:

Курс «Как ставить цели» из 26 уроков + рабочая тетрадь + тесты личности
Журнал-планировщик на 13 недель
5-шаговая беспроигрышная система достижения целей

Полное содержание >>

Шаг 4. Создайте трекер для отслеживания

Теперь, когда у вас есть цель, добавьте в раздел «Цели» какой-либо трекер для отслеживания этапов выполнения. Ваш трекер будет зависеть от цели. Например, у вас может быть цель «Рисовать 20 скетчей в месяц»:

Шаг 5. Мозговой штурм + исследования

Следующим шагом в процессе планирования проекта будет поиск идей и решений, которые позволят вам успешно завершит этот проект. Вероятно, у вас уже есть какие-то заметки или данные, связанные с ним. Сейчас самое время разобрать их, рассортировать и поместить в одно место.

Перейдите в раздел «Заметки» в вашей папке и начните записывать туда все, что имеет отношение к проекту. Вы должны получить ответ на вопрос: «Что мне нужно сделать, чтобы достичь этой цели?»

После того, как все существующие идеи будут записаны, приступайте к исследованию проекта и добавляйте любые дополнительные задачи, которые могут вам понадобиться. В конце этого шага у вас должен быть готовый список задач, выполнение которого будет означать успешное завершение проекта.

Шаг 6. Сгруппируйте задачи

Когда вы будете точно знать, что вам необходимо сделать, начните распределять задачи по группам. Эти группы могут классифицироваться по теме, контексту, срокам выполнения, месту или по принципу схожести. Это зависит от специфики проекта. Подумайте, какой логике должны следовать ваши задачи, чтобы вы легко могли понимать, чем и когда вы должны заняться.

Распределите ваши заметки по категориям или назначьте метки каждому типу. Ваши группы могут быть настолько простыми или сложными, насколько вам удобно.

Шаг 7. Создайте промежуточные цели

Когда у вас будут готовы группы, определите свою цель и срок для каждой из них. В итоге у вас должен получиться более организованный и детализированный список задач, упорядоченный по промежуточным целям и их срокам.

Шаг 8. Назначьте вознаграждения

На этом этапе вы должны знать:

Общую цель проекта
Промежуточные цели для каждой группы задач
Список задач для каждой группы

Теперь не помешает добавить немного мотивации. На первом шаге вам нужно было ответить, почему вы хотите достичь этой цели. Если вы этого не сделали, ответьте сейчас. Если ваш проект слишком велик, вам потребуются дополнительные стимулы для его выполнения.

В разделе «Цели и отслеживание» добавьте некоторые вознаграждения для себя в случае успешного и своевременного выполнения каждого промежуточного шага. Вы также можете добавить их в ваш трекер, чтобы они выполняли роль морковки под носом.

Вознаграждения могут быть любыми. Главное, чтобы они не противоречили вашей общей цели. «Я устрою себе вечер с пиццей и пирожными, когда сброшу 2 кг» — плохая идея. В идеале вознаграждения должны поддерживать цель. Например, новая спортивная одежда, поездка на выходные, красивая посуда и т. п.

Шаг 9. Запланируйте контрольные проверки

Теперь вам нужно убедиться, что вы контролируете процесс. Откройте календарь и отметьте крайние сроки для промежуточных целей, любые события, даты и напоминания, связанные с проектом. Также полезно будет добавить сюда любые другие события, которые потенциально могут помешать вам работать над проектом.

Добавьте в календарь даты контрольных проверок — дни, когда вы в течение 5-10 минут будете просматривать ваши планы и реально оценивать, как движется ваш проект. Цель состоит в том, чтобы время от времени видеть, как выглядит общая картина.

Во время сессии проверки задайте себе следующие вопросы:

Укладываюсь ли я в установленные сроки? Если нет, то почему, и что я могу сделать, чтобы добиться этого?
Эти промежуточные цели и задачи еще актуальны для моего проекта?
Выполнены ли какие-то промежуточные этапы? Могу ли я вознаградить себя за это?
Какие промежуточные цели и задачи мне предстоят? Запланировано ли время для их выполнения в календаре?

Шаг 10. Создайте систему

Это последний важный шаг к тому, чтобы ваш план работал на вас. Ниже я расскажу о нескольких приемах, которые вы можете использовать для создания собственной системы. Выберите некоторые и дайте себе время протестировать, насколько они вам помогают.

Рутины

Создание рутин — невероятно эффективный способ справляться с повторяющимися мелкими задачами, которые требуется выполнять на ежедневной, еженедельной или ежемесячной основе. Когда вы включаете задачи, относящиеся к проекту, в ваш обычный распорядок дня, составьте список дел, которые вы выполняете каждое утро и вечер и добавьте в него некоторые ежедневные задачи, связанные с проектом. В течение дня сверяйтесь с этим списком до тех пор, пока это не войдет в привычку.

Например, если ваша цель состоит в повышении профессиональной образованности, вы можете добавить в вечернюю или утреннюю рутины полчаса чтения книг или авторитетных изданий в вашей области; если вы хотите правильно питаться, добавьте к завтраку свежий фрукт. Это не потребует от вас значительных усилий, но позволит быстро превратить нужные действия в привычку.

Это касается и еженедельных и ежемесячных задач, таких как определенные работы по дому, контроль бюджета или семейные мероприятия.

Блоки времени

Этот прием заключается в том, что вы резервируете определенное время в день, неделю и т. д. для работы над проектами. Вы не составляете конкретный список задач, вы просто делаете в отведенное время то, что у вас следующим по списку. Один из способов сделать это — назначить группам задач свои дни недели. Например, по понедельникам вы работаете с текстами, по средам — с рекламой, а каждую пятницу завершаете мелкие разрозненные задачи.

Планирование

Это означает, что вы назначаете время для каждой отдельной задачи, связанной с проектом. Например, если крайний срок для промежуточной цели — следующий понедельник, вы планируете оставшиеся задачи на четверг и пятницу.

Ваш план готов! Вы знаете, какие задачи вам необходимо выполнить, у вас есть общая цель и понятны промежуточные этапы; в конце каждого вас ждет приятная награда. У вас есть система, которая позволяет уверенно и без страха с головой погрузиться в ваш проект. Все, что вам осталось — приступить к выполнению.

Вам могут помочь:

БЕСПЛАТНАЯ БИБЛИОТЕКА ИНСТРУМЕНТОВ ...получите бесплатный доступ к планировщикам, чек-листам, руководствам и мини-курсам. Все инструменты для создания простой и организованной жизни по вашим правилам!