Идеальная система для организации информации в вашей жизни

Представьте на мгновение идеальную систему организации. Систему, которая точно подскажет вам, куда поместить каждую информацию в вашей жизни — каждый документ, файл, заметку, список, план, рабочий проект — и где ее найти, когда она вам понадобится.

Эта система должна быть максимально простой в настройке и еще проще — в поддержании. В конце концов, только самые простые и легкие привычки сохраняются надолго.

Эта система должна быть также гибкой, легко адаптирующейся к вашим потребностям в разные «сезоны» жизни и всеобъемлющей, чтобы вы могли использовать ее во всех местах, где вы храните информацию, таких как файловая система компьютера, облачное хранилище или приложение для создания заметок.

Но прежде всего, идеальная система организации должна напрямую приводить вас к ощутимым результатам в работе и жизни.

Другими словами, идеальная система для организации вашей жизни — та, которая работает.

Вместо того, чтобы создавать лишние проблемы и препятствовать выполнению важных действий (заставляя их откладывать), такая система, наоборот, будет вас подталкивать к ним и облегчать их выполнение.

Я хочу вам рассказать о системе PARA от Тьяго Форте, эксперта по продуктивности и автора книги «Создание второго мозга» (к сожалению, пока не издана на русском языке).

Это простая, всеобъемлющая и чрезвычайно гибкая система для организации любой информации в вашей жизни. Я сама использую ее в своей жизни (с некоторыми изменениями) и могу подтвердить, что это не только помогает навести порядок в жизни, но и приводит к впечатляющим результатам.

4 категории, которые охватывают всю вашу жизнь

Система PARA основана на том, что любую информацию можно отнести к одной из 4 категорий:

P (proects) — Проекты	Краткосрочные задачи в работе и жизни, над которыми вы работаете сейчас
A (areas) — Области (я называю это направлениями)	Долгосрочные намерения, которыми вы хотите управлять на постоянной основе
R (resours) — Ресурсы	Темы и интересы, которые могут быть полезны в будущем
A (archives) — Архивы	Неактивные пункты из трех других категорий

(Забавно, но русскоязычная аббревиатура более говорящая: ПОРА (действовать, друзья мои!)

Давайте поподробнее.

У вас есть проекты, над которыми вы активно работаете – предпринимаете некоторые усилия с определенной целью. Например:

Создаете блог
Выбираете новый ноутбук
Пишете отчет
Делаете ремонт в кухне
Изучаете курс по получению новых навыков
Планируете путешествие

У вас есть области ответственности (как я уже сказала, я предпочитаю называть это «направлениями») — это важные аспекты жизни, требующие постоянного внимания. К ним могут относиться:

Развитие собственного бизнеса
Поддержание здоровья и физической формы
Обеспечение финансового благополучия
Поддержание в порядке дома
Саморазвитие и личный рост
Поддержание отношений с близкими

*О том, что такое проекты и направления и чем они отличаются, я писала в этой статье >>

Далее, у вас есть ресурсы по целому ряду тем, которые вас интересуют и которые вы изучаете, например:

Личная продуктивность
Ведение блога
Фотография
Дизайн интерьера
Управление временем
Садоводство
Маркетинг
и т. д.

И наконец, у вас есть архивы, которые включают в себя вещи из трех предыдущих категорий, не актуальные для вас в настоящее время (но к которым, возможно, вы захотите вернуться в будущем)

Проекты, которые вы завершили или отложили
Направления, которые больше (пока) не являются для вас приоритетными
Ресурсы, которые вас больше не интересуют

Это верхняя часть вашей организационной системы — 4 папки, каждая из которых содержит небольшое количество вложенных:

Может быть трудно поверить, что сложную современную жизнь, подобную вашей, можно свести к 4 категориям. Вам может показаться, что у вас есть гораздо больше всего, чем может поместиться в такую простую систему.

Но в этом и суть: если ваша система организации будет так же сложна, как и ваша жизнь, то необходимость ее поддержания в конечном итоге отнимет у вас время и энергию, нужные для самой жизни.

Система и должна быть простой — чтобы она освобождала ваше внимание и время вместо того, чтобы их отнимать.

Ключевой принцип — упорядочивание информации по проектам и целям

Большинство из нас получили первые навыки организации информации в школе или вузе. Нас учили собирать и классифицировать заметки и материалы по учебным предметам, таким как математика, обществознание, география или химия.

Сами того не осознавая, мы применяем тот же принцип во взрослой жизни. Мы продолжаем сортировать наши документы, закладки и файлы по очень широким темам, таким как «маркетинг», «психология», «бизнес» или «идеи».

Но это не имеет никакого смысла в вашей нынешней жизни. На вашем рабочем месте нет уроков, тестов, заданий и оценок. Никто не выдаст вам список для итогового экзамена, потому что его не существует.

То, что у вас есть, как в работе, так и в личной жизни — это результаты, которых вы пытаетесь достичь. Вы пытаетесь запустить новый продукт, спланировать семейный отпуск, принять важное решение, найти подходящий учебный курс, собрать аудиторию для своего блога или выйти на квартальные показатели продаж.

В разгар вашего напряженного дня, когда вы пытаетесь воплотить эти вещи в жизнь, у вас абсолютно нет времени рыться в такой обширной категории как «Маркетинг», чтобы найти ту единственную единицу информации, которая вам нужна.

Вместо того, чтобы систематизировать информацию по широким темам, как в школе, я советую вам упорядочить ее в соответствии с проектами и целями, которые стоят перед вами прямо сейчас.

Например, когда вы садитесь за работу над созданием своего блога, вам понадобятся все заметки, документы, ресурсы и любые другие материалы, связанные с этим конкретным проектом, в одном месте и готовые к работе.

Это может показаться очевидным, но это прямо противоположно тому, что делает большинство людей. Как правило, необходимые материалы у них раскиданы по нескольким разным местам, и время уходит даже на то, чтобы вспомнить, где что находится.

Как убедиться, что все материалы, относящиеся к каждому проекту или цели, находятся в одном месте? Только если вы сразу именно так их и организуете.

Сила организации по проектам

Если я сейчас предложу вам быстро набросать список задач, которые для вас сейчас имеют значение, вы, скорее всего, покажете мне что-то вроде этого:

Следить за порядком в доме
Вести блог
Развивать бизнес
Правильно питаться
Больше общаться с близкими
Обучаться новому

Вы видите проблему? Посмотрите еще раз внимательно.

Согласно определению «проекта», ни один пункт в этом списке им не является. Заканчивается ли когда-нибудь «контроль за порядком в доме»? Наступит ли когда-нибудь время, когда вы сможете навсегда вычеркнуть «обучение новому» из вашего списка? (Надеюсь, что нет)

Каждый пункт в этом списке — это, по сути, область (направление). И независимо от вашей целеустремленности или усилий, есть две важные вещи, которые вы не сможете сделать, пока на разобьете свои области (направления) на конкретные проекты.

Вы не будете точно знать масштабы своих обязательств

Одна из частых проблем у людей заключается в том, что им не хватает «пропускной способности». Как часто вам кажется, что у вас дел невпроворот?

Но, пока вы смотрите на свою жизнь сквозь призму областей, вы никогда не будете точно знать, что вам нужно сделать. Сколько времени займет у вас «ведение блога»? Это может быть что угодно — от публикации 10 постов в этом месяце до привлечения 1000 новых подписчиков в ближайшие полгода.

Эта неопределенность проявится в том, что каждая область жизни будет казаться более загруженной, чем она есть на самом деле.

Теперь представьте, что вы разбили «ведение блога» на конкретные проекты и держите этот список перед глазами каждый день. Не будет ли вам намного проще сказать, что вам еще нужно сделать и чем вы займетесь дальше?

Например:

Ведение блога: настроить дизайн темы
Ведение блога: опубликовать 10 статей в этом месяце
Ведение блога: запустить рекламу в 3 тематических сообществах
Ведение блога: создать паблик Вконтакте для привлечения подписчиков

2. Вы не можете связать свои текущие действия с долгосрочными целями

Один из самых сложных (но и полезных) аспектов умственной работы заключается в том, что он требует творчества. А творчество невозможно поддерживать без мотивации. Вы не сможете продолжать думать наилучшим образом и генерировать отличные идеи, если вы перегорели и деморализованы.

От чего зависит мотивация? В основном, от постоянного прогресса. Нам намного легче переживать некоторый стресс и неудачи, если точно знаем, что все равно куда-то движемся.

Посмотрите на первоначальный список еще раз. Ни один пункт из него не закончится и не изменится — такова постоянная и непрерывная природа областей/направлений. Теперь представьте психологический эффект от того, что день за днем вы видите перед собой один и тот же список бесконечных обязательств. Как бы усердно вы ни работали, горизонт будет удаляться от вас все дальше и дальше.

Честно говоря, нет лучшего способа убить любую мотивацию.

Разбивая направления на конкретные проекты, вы гарантируете, что ваш список будет постоянно обновляться. Вычеркивание выполненных пунктов будет создавать ощущение регулярных достижений и поддерживать импульс.

Независимо от того, насколько широки ваши обязанности, вы всегда можете разбить их на более мелкие проекты. И должны это сделать, если хотите знать, что точно двигаетесь к своим целям.

Как организовать ту жизнь, которой вы хотите?

Использование системы PARA — не просто создание множества папок для размещения информации.

Речь идет об определении структуры вашей работы и жизни — чему вы хотите следовать, что хотите изменить и куда попасть. Речь идет об организации таким образом, чтобы она поддерживала ваши усилия и помогала воплотить в реальность ту жизнь, которую вы хотите для себя построить.

Многое из того, что мы называем «организацией», по сути является скрытой прокрастинацией. Мы убеждаем себя, что «готовимся», «планируем» или «изучаем», притворяясь, что это прогресс. На самом же деле мы ищем любую мелочь, которую могли бы отполировать или настроить идеальным образом, чтобы избежать работы над задачей, которая нас пугает.

Метод PARA пробивается сквозь этот фасад, предоставляя радикально простой способ организовать что угодно таким образом, чтобы не осталось ни оправданий, ни каких-либо альтернатив, кроме следующего понятного и важного шага. Это минималистичный способ внести ровно столько порядка в свое окружение, чтобы была ясность для продвижения вперед и не более того.

Создайте жизнь, которой вы хотите, с моей программой «Жизнь: тонкая настройка» — начать можно уже сегодня >>

БЕСПЛАТНАЯ БИБЛИОТЕКА ИНСТРУМЕНТОВ ...получите бесплатный доступ к планировщикам, чек-листам, руководствам и мини-курсам. Все инструменты для создания простой и организованной жизни по вашим правилам!