Организуем жизнь в реальном времени (почти)

У каждого из нас разные взгляды на то, что значит «организовать жизнь». Мы даже по-разному определяем слово «организованный». Конечно, бывают расстройства вроде склонности к накопительству, но эта статья не про такие крайние случаи. Я говорю об обычных людях, которые просто живут своей жизнью, но испытывают трудности с тем, чтобы оставаться организованными.

Не в первый раз заявляю: организованность — это не то же самое, что жесткость или негибкость. Напротив — организуя разные области жизни, вы даете себе пространство для того, чтобы быть творческими и спонтанными. Если ваша жизнь не организована,  ваши возможности в этом будут сильно ограничены.

Сегодня я хочу рассказать вам о том, как можно организовывать жизнь «на подлете», не давая хламу любого рода никаких шансов на внедрение в ваш дом и вашу жизнь в целом.

Физические и виртуальные объекты

Для начала давайте подумаем о том, из чего состоит ваша жизнь с точки зрения объектов. В ней есть физические объекты, а есть виртуальные (или цифровые). Физические объекты — это, например, ваша одежда, посуда, бумажные квитанции и документы и т. д. Цифровые объекты — это такие вещи как электронная почта, фотографии в телефоне, рабочие файлы на вашем компьютере, а также любая поступающая к вам информация. Организация цифровой жизни — это отдельное направление, но у него много общего с организацией физической жизни.

Все объекты можно сгруппировать по областям жизни, к которым они относятся. Эта классификация не обязательно должна быть жесткой, сверхсложной, многоуровневой и одинаковой для всех (хотя, если вы так решите, она может быть таковой). Главное, чтобы она имела смысл лично для вас и следовала понятной вам логике.

Например:

• Дом и семья
• Работа
• Личное

Или немного сложнее:

• Дом и домашнее хозяйство
• Семья
• Друзья
• Работа
• Хобби
• Личное развитие
• и т. д.

Когда к вам поступает какой-либо объект, физический или цифровой, его нужно отнести, хотя бы мысленно, к одной из этих категорий. Если технически объект может относиться к нескольким категориям, вам следует выбрать и присвоить ему наиболее соответствующую или близкую категорию.

Итак, первые два способа, которыми мы классифицируем любые входящие объекты, это:

• Тип (физический или цифровой)
• Область жизни

Следующий способ классификации объектов — по их месту в вашей жизни. Это может быть как физическое место, куда попадают предметы, так и виртуальное, куда вы помещаете цифровые объекты.

С этой точки зрения все в вашей жизни может иметь два состояния:

• Место известно (объекты, которые имеют определенное местоположение)
• Место неизвестно (новые объекты, место для которых пока не назначено)

В первую категорию, например, могут входить продукты, хозяйственные принадлежности или одежда. Даже если вы покупаете в супермаркете продукт, который раньше не пробовали, вернувшись домой, вы точно знаете, куда его положить — в холодильник или шкафчик. То же касается вашей одежды или посуды. Это работает до тех пор, пока в заранее определенном месте достаточно свободного пространства.

Но что, если вы купите новое блюдо, а оно не помещается на вашу полку с сервировочной посудой? Куда вы его поставите? На стол? На шкаф?

Что, если вы получите письмо от компании, рекламирующей установку теплых полов, и вы знаете, что эта услуга вам понадобится через 2-3 месяца? Что вы будете делать?

Итак, нам нужно знать не только что к нам приходит и к каким областям жизни относится, но также и что с этим делать.

Что делать со всеми этими новыми вещами?

Есть только четыре места, где может оказаться любой предмет, будь то физический или виртуальный, после того как он окажется в вашем распоряжении:

1. Поле «Действие» — это означает, что вы должны что-то с этим сделать в будущем. Это может быть счёт, который нужно оплатить, книга, которую нужно вернуть, сломанный предмет, который нужно починить. Независимо от того, что это за объект, вы должны что-то с ним сделать.
2. Поле «Хранение*Архивирование» — это означает, что вам не нужно ничего делать с этим объектом, но он вам может понадобиться для справки. Например, документы по ипотеке или свидетельство о рождении.
3. Поле «Делегирование» — с объектом необходимо что-то сделать, но сделать это должны не вы. Либо вы не можете, либо не хотите, либо не имеете времени — по любой причине. И вам нужно поручить это кому-то другому. Например, вы вынимаете из почтового ящика квитанцию на оплату, но счета оплачивает ваш муж. Вы должны передать счет ему.
4. Мусорная корзина — это бывает непросто, но реальность такова, что на нас постоянно валится лавина хлама, как физического, так и цифрового, который нам просто не нужен. Но что делает большинство людей? Они помещают его в поле «Хранение». Вдруг пригодится? Если объект вам не нужен, выбросьте его. Будьте строги к хламу, который норовит захламить всю вашу жизнь.

Итак, какие опции вам доступны:

1. Сделать что-нибудь с этим
2. Сохранить где-нибудь это
3. Поручить кому-нибудь это
4. Выбросить

Давайте рассмотрим общие характеристики, присущие объектам из каждой категории:

1. Сделать что-нибудь с этим

Чтобы эта опция работала, вам нужно:

• Иметь легкий доступ в любое время

Это означает, что вам не нужно сделать десять шагов, чтобы получить доступ к объекту. Он должен быть у вас прямо под рукой. Если это бумажная квитанция, которую нужно оплатить, ее можно положить в лоток с надписью «Сделать» на вашем столе. Если это электронное письмо, его можно переместить в локальную папку «Сделать». В любом случае эти объекты должны быть на виду.

• Подключить его к системе напоминаний

Поскольку от вас требуются действия, эти объекты должны быть привязаны к вашим инструментам планирования. Это может быть календарь, ежедневник, список дел либо какая-то другая система напоминаний, которой вы пользуетесь. Что бы это ни было, не оставляйте объект без внимания. Сразу же свяжите его с действием и убедитесь, что вы знаете, когда это действие выполните.

• Иметь возможность следить за ходом действия

Если действие является разовым, например «заплатить штраф», его легко отслеживать с помощью простой системы «сделано/не сделано» (галочка есть или нет). Но что, если действие является сложным и включает несколько этапов? Например, «нанять бригаду для отделочных работ». Как вы будете далее отслеживать отделочные работы, которые нельзя выполнить одновременно? Подумайте, какие дальнейшие действия от вас могут потребоваться и как вы будете знать, что нужное действие выполнено?

• После выполнения снова классифицировать

Как только вы выполнили то, что требовалось, верните объект обратно в систему. Куда вы теперь его направите? Выбросите, уберете на хранение или передадите кому-то дальше? Например, нет необходимости сохранять оплаченную квитанцию за электричество в архиве. Этот платеж останется в истории ваших банковских платежей, так что бумажная квитанция вам, скорее всего, не нужна.

2. Сохранить где-нибудь это

• Эти объекты должны быть доступны, но необязательно прямо под рукой. Например, ваши семейные документы могут храниться на верхней полке шкафа, а старые фотографии — на внешнем диске. То есть, доступ к ним у вас должен быть, но необязательно самый быстрый и легкий
• Архивы нужно периодически очищать. По мере изменения ваших потребностей и возможностей стоит просматривать свои системы хранения, как физические, как и цифровые и решать, что можно удалить
• Архивы должны быть маркированы и распределены по категориям для удобства поиска. В цифровом мире это легко, а в физическом несколько сложнее. Убедитесь, что все ваши папки, ящики, контейнеры, пакеты и файлы помечены и сгруппированы по категориям, чтобы вам или кому-либо другому было легче найти искомое

3. Поручить кому-нибудь это

• Если вам нужно следить, что человек делает с объектом, у вас должен быть способ добавить это действие в вашу систему напоминаний

4. Выбросить

• Без комментариев. Если это мусор, значит, это мусор

Упорядочив таким образом всю информацию и объекты, которые появляются в вашей жизни, вы создадите работающую систему, в которой все будет на своих местах, а необходимые действия будут выполняться в нужное время.

Теперь давайте обсудим практическую сторону этого процесса.

Организуем жизнь в реальном времени (почти)

В нашей жизни постоянно появляются новые вещи, обычно в избыточном количестве. В мгновение ока наш электронный ящик заполняется непрочитанными письмами, почтовый переполняется бумажной почтой, и мы даже не можем быть в курсе последних новостей, потому что к тому времени, как мы обновляем страницу, новости за сегодняшнее утро оказываются на несколько строчек ниже. Жизнь несется стремительно, и она дьявольски умеет генерировать кучу мусора, который скапливается вокруг нас.

Вам нужна система, чтобы справляться с этим безумием, иначе оно поглотит вас, и вы потерпите неудачу в важных вещах, потому что перестанете видеть за деревьями лес.

Итак, как создать систему, которая предотвратит этот чудовищный прессинг? Я предлагаю для этого 4 шага.

1. Сбор входящего
2. День организации входящего (еженедельно)
3. День перезагрузки (еженедельно)
4. День архивирования (ежемесячно)

Сбор входящего

Вся информация, которая поступает вам в течение дня, должна собираться в неких «Входящих»:

• Электронные письма поступают в папку на почтовом сервере «Входящие»
• Физические документы поступают в физический контейнер/лоток «Входящие»
• Любая другая информация — заметки, сканы и т. п. — поступают в виртуальную папку «Входящие»

По сути, каждый новый объект, поступающий в вашу жизнь, должен оказываться в тех или иных «Входящих».

День организации

Раз в неделю (для разных «Входящих» это могут быть разные дни) сядьте и откройте этот ящик, чем бы он ни был. Уверенной рукой разделите содержимое на 4 категории: сделать, архивировать, делегировать, выбросить.

В первую очередь отправьте в корзину категорию «Выбросить».

Во вторую очередь отберите все, что нужно поместить в архив. В зависимости от количества объектов, которые нужно отправить в архив за неделю, вы можете сделать это сразу, объединив День архивирования с Днем организации. Если это не ваш случай, переложите эти объекты в папку «Архивировать/сохранить» и дождитесь Дня архивирования.

Далее перейдите к объектам, которые нужно делегировать. Передайте их ответственным лицам прямо сейчас и сделайте пометку в своей системе напоминаний, чтобы при необходимости проконтролировать выполнение. Если такой необходимости нет, все равно сделайте пометку, что вы отправили эту информацию этому человеку в такой-то день. Это может пригодиться.

И наконец, соберите все объекты, которые требуют действия и внесите их в свою систему планирования. Назначьте сроки выполнения и убедитесь, что храните их в легко доступном месте (физическом или электронном) до тех пор, пока они не будут выполнены.

День перезагрузки

Если вы следуете рекомендациям, вам не придётся слишком много делать в день перезагрузки. Но даже при соблюдении рекомендаций что-то может пойти не так. День перезагрузки — это день в течение недели, когда вы приводите все физические и виртуальные места в нейтральное состояние. Это такое состояние, когда все находится «как должно быть».

Например, книга, которую вы читаете, находится на прикроватной тумбочке, а все остальные — на книжной полке.

В этот день вы осматриваете места в своей жизни, где вы обычно активны. Это может быть ваш рабочий стол дома или в офисе, прикроватная тумбочка, комод в прихожей или автомобиль. По сути, любое место, где вы бываете в течение недели, может немного захламиться. В день перезагрузки вы устраняете беспорядок и возвращаете этим местам их естественное состояние.

Чем лучше вы научитесь сохранять объекты в их естественном состоянии, «перезагружая» на ходу, тем меньше работы у вас будет в день перезагрузки.

День архивирования

Ваш ежемесячный день архивирования — это именно то, что следует из названия: открыть контейнер с надписью «Сохранить» или папку с названием «Архивировать» и начать размещать объекты на долгосрочное хранение. При архивировании электронных объектов убедитесь, что вы понятно называете файлы, при необходимости назначаете метки и помещаете в правильные папки. Как упоминалось выше, самое важное для архивных объектов — чтобы их легко можно было найти.

Занимаясь архивированием, подумайте еще раз: действительно ли это вам нужно сохранить или вы пытаетесь архивировать мусор? Когда я это делаю, я неизбежно нахожу еще несколько вещей, от которых стоит избавиться.

Раз в квартал или даже в год вам стоит просматривать свои архивы, как физические, так и электронные, и удалять все, в чем больше нет надобности или перемещать в более долгосрочный архив.

БЕСПЛАТНАЯ БИБЛИОТЕКА ИНСТРУМЕНТОВ ...получите бесплатный доступ к планировщикам, чек-листам, руководствам и мини-курсам. Все инструменты для создания простой и организованной жизни по вашим правилам!

  СЛЕДИТЕ ВКОНТАКТЕ