Порядок в документах — принцип АБВ

порядок в бумагах

Вы знаете, где находится гарантийный талон на ваш ноутбук? А оплаченные кредитные бумаги за прошлый год? Где-то там?.. В той куче?

Бумажные завалы — это проблема практически каждой семьи. Письма, счета, квитанции, выписки, журналы, календари, рекламные проспекты, страховые свидетельства, медицинские карты… Детские рисунки, уведомления, расписания, планы, объявления Москвы

Беспорядок в бумагах и документах — это лишние затраты времени, сил, нервов, а иногда и денег, и постоянный, фоновый стресс. Забытые квитанции приводят к штрафам за просрочку платежа, потерянный листок с номером телефона приводит к нескольким часам перелистывания телефонного справочника… Без управления документами и бумагами ваш дом может затонуть в бумажном водовороте. Верните себе ваше время, наведя порядок в документах дома и воплотив в жизнь несколько простых советов:

Просто, как AБВ

Эффективная система управления бумажными ресурсами проста как алфавит, она основана на делении бумаг на три вида:

  • Активные документы
  • Базовые документы
  • Вечные документы

К «активным» относятся бумаги «быстрого реагирования» — записки, клочки бумаги с телефонами патронажной службы и наспех нацарапанной информацией, счета на оплату и т.д. Местом для хранения таких бумаг можно сделать папку, ящик стола или коробку в легкодоступном месте — в таком, куда не составит затруднений бросить бумагу и после этого не забыть про нее. «Активные» документы можно хранить на вашей стартовой площадке, например.

«Базовые» документы — это основная файловая система вашего дома. Она включает медицинские документы, свидетельства, договоры и т.д. То есть, те документы, которые не требуются каждый день, но бывают нужны время от времени.

«Вечные» документы — это ваш архив. Сюда отправляются оплаченные квитанции, документы на ваше жилье, старые налоговые декларации, памятные открытки и пр.

Как заставить себя сортировать документы? Согласитесь, заставить себя отнести каждую бумажку на полагающееся ей место сразу же, как только она попала вам в руки, удается, мягко говоря, не всегда. В итоге на тумбочке или кухонном столе вновь накапливается гора макулатуры.

Заведите специальную Транзитную папку с тремя делениями: для активных, базовых и вечных бумаг. Совсем не трудно бросить наспех квитанцию или выписку в папку, которая всегда под рукой, а раз в неделю, когда придут ваши законные полчаса для канцелярской работы, все бумаги вы найдете в вашей Транзитной папке!

Советы для хранения бумаг разного типа:

1. Расписания, календари, списки основных продуктов, номера телефонов сложите в блокнот на кольцах, пометив листы разноцветными метками. Вы сможете быстро пролистать его, если  нужно вспомнить о плане детских занятий на следующей неделе или найти нужный номер телефона.

2. Если вы перестали видеть ваш холодильник, значит, пора упорядочивать поток художественных шедевров вашего ребенка. Складывайте его рисунки в Транзитную папку, а раз в неделю выбирайте лучшие рисунки и делайте выставку, после чего убирайте в ящик с «базовыми» документами. В конце года соберите конверт с лучшими работами за год, запечатайте в конверт, подпишите и отправьте в хранилище «вечных» бумаг.

3. Открытки и конверты. Дни рождения, годовщины свадьбы, 8 марта случаются каждый год. Так зачем каждый год заново покупать всю эту канцелярию? Почему бы не закупить сразу весь ассортимент поздравительных открыток и хранить их вместе с набором цветных ручек и марок?

4. Почтовый ящик. Не несите домой рекламные проспекты, флаеры и агитационные листы, если вас не интересуют домашние кинотеатры, скидки на кондиционеры и выборы.

5. Не надейтесь, что вам удастся держать ваши журналы и газеты сложенными в аккуратную стопку на тумбочке. Как правило, в итоге они расползаются неряшливой грудой. Лучше используйте корзину или лоток с низкими бортиками, что поможет соблюдать «контролируемый беспорядок» и не допустит переполнения.

Порядок в документах дома наводить долго и скучно, но если у вас войдет в привычку не допускать хаоса в вашей домашней «файловой системе», вам никогда не придется этого делать!

5 комментариев

  1. Мариша:

    Второй день не могу оторваться от статей! Большое спасибо! Складывается ощущение, что я это все знала, но озвучить не могла. Прочитав этот пост, «всплыл» давно мучавший меня вопрос: что делать с тем огромным количеством открыток, которое уже подарили?

  2. Виктория:

    А я как раз очень люблю возиться с бумажками, складывать-перекладывать. Но все никак не куплю нужных папок и прочего. Спасибо за статью, она как раз, как стимул к действию! Хотела бы уточнить по поводу журналов, если газеты выкидываю без сожаления, то с журналами сложнее,выкидывать жалко,в каждом журнале да попадается интересная статья, совет или рецепт. Но когда, что то нужно по этому вопросу, то если и вспомнишь, что это есть в этом журнале, то не сразу и найдешь в каком именно. Поэтому хранение журналов только место занимает. Пробовала вырывать листы, и сохранять, но тоже как то не организованно получается. Вот чтобы придумать…

    • Фотографировать/сканировать и хранить в электронном виде — например, в Evernote

    • Евгения:

      Я нашла «спасение» от этой «беды» при помощи картотеки. Вырезаю совет из журнала или распечатываю из интернета и наклеиваю на картонные карточки. Так у меня «организованы» рецепты многочисленных масок для лица, рук, волос, кулинарные рецепты, да что угодно. При необходимости просто перелистываете карточки и выдёргиваете нужную). Для карточек кулинарных рецептов использую старые открытки, для карточек по уходу за собой в ход идут коробочки из-под лекарств или чая))

Оставить комментарий

logo-rbk visa mastercard
Пользовательское соглашение