5 советов для организации электронной почты

Мы живем в мире, перенасыщенном информацией. Цифровые средства связи стали основным способом общения людей. Учитывая, что половина мира использует электронную почту, маловероятно, что в скором времени она перестанет быть краеугольным камнем нашей жизни.

Однако, электронная почта — это всего лишь инструмент для достижения определенных целей, а не показатель вашей производительности. В этой статье я поделюсь с вами 5 советами по эффективному управлению электронной почтой.

  1. Ограничьте обработку почты 2-3 сессиями в день

Проблемы возникают, когда вы начинаете проводить бессчисленные часы в своем почтовом ящике, думая, что чем-то заняты. Вот основные правила:

  • Отключите оповещения о входящих письмах. Отвлекаясь на всплывающие окна и сигналы, вы превращаетесь в автоматически реагирующую обезьянку. Вам не обязательно знать, когда люди отправляют вам письма.
  • Проводите за просмотром почты утром не более 5 минут. Ответьте на срочные письма, если это действительно необходимо. Утро — это самая продуктивная часть дня, не тратьте его на почту.
  • Обрабатывайте почту не более 2-3 раз в день. Обработка означает сортировку писем, чтение и ответы. Проверяйте почту чаще, если ваша работа требует этого, но обрабатывайте 2-3 раза в день. Исключение составляют только действительно важные и неотложные письма — ответьте на них сразу, а затем незамедлительно вернитесь к своим задачам.

Упростите вашу цифровую жизнь за 30 дней

Мы живем, учимся, играем и общаемся в Сети — это факт современной жизни. Но наша цифровая жизнь может превратиться в механизм, пожирающий наше время и спокойствие.

Как найти фокус под этой лавиной информации? Как обрести тишину, простоту, спокойствие?

Решение заключается в том, чтобы упростить свою цифровую жизнь. Когда я спросила своих подписчиков в соцсетях, какие проблемы они испытывают в своей цифровой жизни, они назвали следующее:

  • Я чувствую информационную перегрузку
  • У меня слишком много приложений
  • У меня слишком много групп в  WhatsApp и социальных сетях
  • Интернет меня отвлекает, но я не могу его отключить, потому что он нужен мне для работы
  • Я получаю слишком много писем и не успеваю их обрабатывать
  • У меня слишком много закладок «на всякий случай»
  • Мне одновременно хочется быть на связи и отключиться от нее
  • У меня слишком много сохраненной информации «на будущее», в которой я уже не могу ориентироваться
  • У слишком много аккаунтов на разных сервисах, я путаюсь в логинах и паролях от них
  • Мне необходимы соцсети и мессенджеры для общения с моей командой, но они меня постоянно отвлекают
  • Я не уверен, как лучше хранить важные данные

Звучит знакомо что-нибудь из этого?

Какие области вашей жизни стоят на «паузе»?

Недавно я посмотрела фильм «Клик: с пультом по жизни». Он натолкнул меня на некоторые мысли, которыми я хочу поделиться с вами в сегодняшнем посте.

Постараюсь особо не спойлерить 🙂

Это история об архитекторе-трудоголике Майкле, который много работает ради лучшего будущего своей семьи. Это заставляет его пренебрегать семьей ради работы, что приводит к частым ссорам с его женой Донной и обидам детей. Майкл считает, что недовольство Донны необоснованно, потому что, как только он добьется своих целей, все будут счастливы.

Однажды Майкл встречает таинственного парня по имени Морти, который вручает ему пульт дистанционного управления, дающий возможность управлять своей жизнью — возвращаться в прошлое, приостанавливать настоящее и быстро перемещаться в будущее.

Вооруженный супергаджетом, Майкл использует его, чтобы перематывать ситуации, которые ему не нравятся — например, ссоры с женой, семейные обеды с родителями или простуду. Он продолжает фанатично работать, добиваясь продвижения по службе.
Однажды Майкл понимает, что его продвижение задерживается и использует пульт для ускоренной перемотки вперед на пару месяцев, когда, по его предположениям, он получит статус партнера…

… и выясняет, что до этого события прошел целый год, за который многое изменилось. И это было только начало сюрпризов. Не буду вам все рассказывать, лучше посмотрите сами. Несмотря на (местами) специфический юмор, фильм очень поучительный.

Ситуация Майкла похожа на ситуации многих из нас. Зачастую, когда мы сталкиваемся с конфликтом между двумя областями нашей жизни, мы выбираем одну из них без оценки и раздумий.

Чтобы проиллюстрировать эту мысль, я хочу предложить вам выполнить упражнение:

п»ї
logo-rbk visa mastercard
Публичная оферта