6 ошибок домашней файловой системы (+как их избежать)

Работа с документами — это одна из тех задач, которые большинство людей не любят. Поддержка бумаг и документов в порядке — сложная задача, потому что мы не видим какой-то немедленной реальной выгоды от этого, в отличие от, например, уборки. Мы можем оценить это только когда нам нужно срочно найти какую-то бумагу, в противном случае мы склонны бесконечно откладывать эту задачу.

Многие бросаются в другую крайность, и чрезмерно усложняют систему обработки бумаг и документов, что тоже приводит к откладыванию — из-за слишком сложного и громоздкого процесса.

Давайте посмотрим на типичные ошибки, которые люди совершают в деле обработки и хранения домашних документов и найдем решения для каждой из них.

Ошибка №1. Хранить абсолютно все

Если вы не уверены, какие бумаги и документы вам важны и что вам когда-нибудь может понадобиться, вы можете прийти к тому, что сохраняете каждую бумажку, которая приходит в ваш дом. В итоге получаете кипы бумаг на каждой свободной поверхности, в которых вы никогда не можете найти то, что вам нужно.

В современном мире мы можем получить мгновенный доступ к любой информации, так что на каждом этапе стоит задуматься — действительно ли это нужно сохранить? Я рекомендую в домашнем файловом архиве хранить только самые важные документы — и только.

Всегда спрашивайте себя: вы сохраняете документ потому что вам действительно необходимо его сохранить или потому, что считаете, что должны это сделать.

Ошибка №2. Сложный доступ

Сколько времени вам потребуется, чтобы найти свидетельство о рождении, документацию по обслуживанию кредита, паспорт на газовое оборудование? Если больше двух минут, это слишком долго.

Может показаться, что процесс поиска занимает не так уж много времени, но в сумме это вырастает в огромные траты времени. Поэтому важно, чтобы вещь была при необходимости найдена как можно быстрее и, что еще важнее, не потеряна вовсе.

Есть 3 основные идеи, на которые я советую вам обратить внимание при настройке вашей домашней файловой системы, чтобы решить эту задачу:

• Создание системы хранения, которая была бы вам удобна
• Создание структуры, которая имеет смысл для вас
• Цветная маркировка

Давайте рассмотрим каждый пункт подробнее.

Создание системы хранения, которая была бы вам удобна

Если вы думаете, что вам нужен определенный шкаф, чтобы разобраться с документами раз и навсегда, но у вас пока нет для него места или бюджета, это не повод откладывать.

Купите несколько папок-регистраторов и пометьте их корешки соответственно категориям (например, автомобиль, дом, дети, коммунальные услуги и т.д.). Поместите их на одну полку (в идеале — там, где вы обычно работаете с документами). Этого достаточно, чтобы получить удобную и простую в использовании файловую систему.

Создание структуры, которая имеет смысл для вас

По факту это означает создание правильных категорий. Только если категории имеют смысл для вас и учитывают ваши потребности, ваша система будет для вас удобна и прозрачна.

Подумайте, что вы хотите видеть, когда открываете свой условный картотечный шкаф? Интуитивно, по вашей логике, насколько конкретными должны быть категории, чтобы вы легко могли понять, в какой папке искать нужный документ?

Я предпочитаю создавать максимально общие папки, такие как «имущество» или «коммунальные услуги». Это по крайней мере означает, что все документы, связанные с недвижимостью или банками, я могу найти в одном месте, стоит только пролистать. Если вы предпочитаете более мелкие категории, никто не мешает сделать это. Например: «Автомобиль — Страховки — Обслуживание — Финансы».

Оба способа имеют право на существование и обладают своими преимуществами и недостатками, так что ищите то, что будет лучше для вас.

Цветная маркировка

Если вы найдете это удобным, вы можете назначить разные цвета для разных элементов — например, все файлы, связанные с финансами, помечать зеленым, для счетов использовать красный, для основных документов, таких как свидетельства о рождении или документы на дом, синим — или назначить разные цвета каждому члену семьи.

Ошибка №3. Категория «Разное»

Если вы когда-нибудь что-нибудь сортировали, вы знаете, что однажды наступает момент, когда у вас набирается достаточно много элементов, которые не вписываются ни в одну из категорий. То же случается и с документами.

Я называю это «Ящик Со Всякой Фигней».

Неопознанные детали от чего-то, мелочи, которые не являются чем-то конкретным, но могут оказаться полезными — все это есть в каждой области хозяйства, которую вы пытаетесь организовать.  В каждом доме есть шкафчик или ящик, в котором хранятся все эти «нужные вещи». Он может появиться, когда у вас закончилось время или вы устали — в этот момент категория «Разное» имеет смысл. В конце концов, если вы так и не сможете что-то найти, вы всегда можете поискать там…

Но постоянная, слишком большая куча «разного» может создать больше хаоса, чем принести пользы. Это ничем не лучше, чем гора бумаг на холодильнике.

Подумайте, действительно ли ваш условный картотечный шкаф — лучшее место для хранения этих бумаг? Может быть, сертификаты лучше оформить в рамочку и повесить на стену или поместить в коробку с памятными вещами? Подшиваете ли вы документы, чтобы упростить себе жизнь или просто думаете, что они должны быть подшиты?

Ошибка №4. Не поддерживать порядок

Хорошая файловая система хороша только в том случае, если вы в любой момент можете найти то, что вам нужно. Если у вас огромная куча бумаг, ожидающих сортировки по папкам — вы ничем себе не помогаете. Это станет первым местом, где вы будете искать нужный документ, и поэтому вы будете тратить лишнее время каждый раз.

Назначьте определенное время, когда вы будете работать с документами. Еженедельной 15-минутной сессии в большинстве случаев будет достаточно, чтобы поддерживать файловую систему в порядке. Это время может быть направлено на то, чтобы избавиться от неактуального, рассортировать накопившееся и поместить в соответствующие места на хранение.

Запланируйте эти 15 минут как любую другую задачу. Мне удобнее делать это в пятницу вечером, чтобы спокойно отдыхать в выходные и начать новую неделю с чистого листа и порядка.

Ошибка №5. Не проводить регулярную очистку

Часто люди помещают в архив все новые и новые документы, не задумываясь о том, нужны ли еще предыдущие. Ваша файловая система не должна расти бесконечно. Всякий раз, когда вы помещаете в папку документ, который заменяет предыдущий (например, гарантия на технику, купленную взамен старой или новый банковский счет вместо закрытого), убедитесь, что вы удалили все, что потеряло актуальность.

Ошибка №6. Не делать резервные копии

Большинство людей пренебрегают этим, но как же потом они жалеют, если вдруг происходит катастрофа! Спросите себя — что, если вас зальют соседи сверху, и все важные документы будут уничтожены? Конечно, некоторые из них можно будет восстановить, но представьте, сколько времени это займет, пока новых экземпляров не будет у вас на руках. Отсутствие резервных копий сделает вас очень уязвимыми, если что-то случится с оригиналом.

Самый простой способ решить эту проблему — отсканировать все важные документы и сохранить копии в облачном хранилище. Хорошая файловая система подразумевает легкий доступ к важным документам, где бы вы ни находились и что бы ни произошло.

Итак, в следующий раз, когда вы займетесь обработкой своих документов, будь то просто освобождение папки «Входящие» или вы настроены полностью организовать вашу домашнюю файловую систему — хорошо подумайте, не совершаете ли вы какие-либо из этих ошибок, и как вы можете их избежать.

Полной настройкой домашней файловой системы и разработкой эффективного и простого процесса управления документами, как бумажными, так и электронными, мы занимаемся на отдельных уроках программы «Организованный дом за 52 недели».  Вы можете  присоединиться прямо сейчас >> 

БЕСПЛАТНАЯ БИБЛИОТЕКА ИНСТРУМЕНТОВ ...получите бесплатный доступ к планировщикам, чек-листам, руководствам и мини-курсам. Все инструменты для создания простой и организованной жизни по вашим правилам!