Порядок в электронной почте

По работе мне приходится следить за  десятками электронных ящиков и просматривать сотни сообщений в день. Регулярно, раз в месяц, я приходила в полнейшее отчаяние — чувствуя, что просто тону в этом потоке информации. Нередко случалось так, что на важные письма я реагировала непростительно долго и опаздывала с необходимыми действиями. Я пробовала разные способы организовать работу с электронной почтой, но все они не работали — все равно в каждом ящике накапливалось чудовищное количество писем, в которых было совершенно невозможно ориентироваться.

Постепенно свою систему я все-таки выстроила. Мне она кажется простой и логичной, а самое главное — она работает! Тестировала я ее в течение трех месяцев, и за все это время мне удалось сохранить в своей электронной почте полный порядок. Так что делюсь наработками.

Как работать с электронной почтой.

1. В первую очередь я постаралась сократить поток входящих писем. Пришлось не полениться и отписаться от неактуальных рассылок, отключить ненужные уведомления из соцсетей и удалить неиспользуемые аккаунты на разных ресурсах. Честно сказать, это заняло довольно много времени, но в итоге количество входящих писем уменьшилось больше, чем наполовину.

2. Следующим шагом я разобрала уже полученные письма с помощью настроенных в почтовом клиенте фильтров. Ненужные удалила, потенциально нужные раскидала по соответствующим папкам.

3. Настройка папок — это отдельный разговор. Во-первых, у меня есть папки по клиентам/проектам. Фильтры сами отправляют письма от определенного человека или по определенному проекту в соответствующую папку. В случае необходимости найти какое-то письмо в каждой папке не составит труда. Во-вторых, у меня есть несколько локальных папок «по типам действий»:

• к выполнению (для писем, которые требуют какого-то действия с моей стороны)
• в ожидании (письма, для обработки которых мне нужно сначала чего-то дождаться)
• к оплате (это понятно — напоминания об оплате чего-либо или кому-либо)
• архив (сюда сбрасываются регистрационные данные и прочие письма, которые могут понадобиться когда-нибудь в будущем или при определенных обстоятельствах)
• на досуге (выпуски рассылок, сообщения, на которые не нужно отвечать, но которые содержат что-то интересное)

4. Далее — я отключила всяческие уведомления о приходе почты. Ну вы знаете — когда в углу экрана появляется сообщение «на вашу запись получен комментарий», довольно сложно удержаться и не нестись сразу читать и отвечать. Налицо коварный пожиратель времени.  А учитывая количество ящиков и соответственно, входящих писем, такие сообщения могут появляться буквально каждую секунду)

5. Логичным продолжением предыдущего пункта стала регламентация проверки почты. Процесс выглядит так:

• утро. За завтраком запускаю почтовый клиент и проверяю почту. Главный принцип — всякий раз после проверки папка «Входящие» должна оставаться СОВЕРШЕННО ПУСТОЙ. На важные письма утром отвечаю сразу, ненужные и спам сразу удаляю, остальные (не требующие немедленной реакции) раскидываю по «тематическим» папкам.
• перерыв на обед. Тот же самый алгоритм.
• вечер, после окончания рабочего дня. Просматриваю тематические папки. На те письма, на которые можно (или нужно) ответить — отвечаю. Если ответ требует каких-то сложных телодвижений, а я устала и вопрос может подождать до завтра, то помечаю это письмо как важное и оставляю на утро. Следующим утром в первую очередь занимаюсь этими письмами.

Таким образом, работа с электронной почтой у меня проходит в три подхода и занимает не более получаса в день.

БЕСПЛАТНАЯ БИБЛИОТЕКА ИНСТРУМЕНТОВ ...получите бесплатный доступ к планировщикам, чек-листам, руководствам и мини-курсам. Все инструменты для создания простой и организованной жизни по вашим правилам!