Ящик Действий против Бумажного Хаоса

Вы когда-нибудь слышали правило организации «Прикасайтесь к каждому листу бумаги только один раз»? Знаете, это один из мифов про организацию. Правда в том, что если, разбирая кучу бумаг, вы при первом прикосновении к ним не решите, какое ДЕЙСТВИЕ с ними нужно совершить дальше, вам придется просеивать эту кучу повторно.

И она будет продолжать расти.

Один из способов преодолеть эту проблему, которая гарантирует пропущенные сроки и возможности — создать Ящик Действий.

Вот как это сделать на практике.

1. Заведите вертикальную настольную папку с отделениями. Примерно такую:

Имейте в виду, что эта папка предназначена для временной передержки, а не для постоянного хранения, поэтому отделения не должны быть более 10-12 см. В ином случае у вас будет соблазн хранить там те документы, которые пора выбросить или переместить в основное хранилище. Вам понадобится 5-7 отделений. Обозначьте их с помощью слов, обозначающих действия, например, ЗАПЛАТИТЬ, ПОЗВОНИТЬ, УБРАТЬ В АРХИВ, ЖДАТЬ. (Вы определите ваши собственные категории в процессе сортировки входящих бумаг). Используйте те слова (глаголы), которые действительно имеют для вас значение. Например, если у вас есть супруг или партнер, вам может понадобиться категория ОБСУДИТЬ.

2. Сортируйте входящие документы сразу, как только они попадают в ваш дом. Это займет всего минуту вашего времени. Поместите ващ Ящик Действий в очень доступном месте, чтобы его было проще использовать, чем не использовать.  (Подсказка: где ваша почта и прочие бумаги имеют тенденцию накапливаться сейчас?). Не поддавайтесь соблазну использовать ящик с крышкой. Вы устанете закрывать и открывать его, поверьте. Бросайте ненужную почту (например, рекламные предложения) сразу в мусорную корзину, которая при возможности должна находиться там же, где ваш Ящик Действий.

3. Как использовать Ящик Действий? Принеся в дом почту, сразу раскидайте ее по соответствующим отделениям исходя из того, какого следующего действия они требуют.  Счета к оплате идут в отделение ЗАПЛАТИТЬ, если у вас нет вопросов по ним, в ином случае — в отделение ПОЗВОНИТЬ или ВЫЯСНИТЬ. Позже вы сможете перенести все содержимое отделения ЗАПЛАТИТЬ в то место, где занимаетесь оплатой счетов и оплатить все сразу. Предложения, требующие вашего ответа, должны сначала пойти в отделение ПОЗВОНИТЬ, а затем, как только вы сделали звонок и запланировали событие в своем календаре, вы можете перенести их в отделение ЖДАТЬ для получения той информации, которая вам понадобится, когда придет время. Другим примером ЖДАТЬ будет расписка о том, что вы подали документы на что-либо и ожидаете ответа. Ничего не должно идти в ЖДАТЬ до того, как вы внесли событие в календарь. Оплаченные счета, гарантийные талоны и т.п идут в отделение УБРАТЬ В АРХИВ.

4. Это время для сортировки, а не для выполнения. Вы можете заниматься этим, пока готовится ужин или ночью, в неподходящее для звонков время. Ничего страшного. Вам не нужно беспокоиться о том, когда вы все это сделаете, если у вас запланировано регулярное время для оплаты счетов, телефонных звонков и ответов на письма. Теперь вы точно будете знать, где найти соответствующие бумаги, когда придет время заняться ими.

5. Поддерживайте систему. Запланируйте время для выполнения всех действий, в том числе и УБРАТЬ В АРХИВ. Как часто это должно происходить, зависит от того, как быстро наполняется отделение УБРАТЬ В АРХИВ. Может быть, еженедельно, или ежемесячно. Не допускайте того, чтобы отделения наполнялись настолько, чтобы вы не могли легко помещать и извлекать документы.

А теперь наслаждайтесь свободным от бумаг пространством и спокойствием от того, что ваша система обо всем позаботится!

А у вас есть система обработки входящих бумаг? Поделитесь в комментариях!

Пошагово организуйте свой домашний офис, файловую систему и еще 50 областей домашнего хозяйства с годовой программой «Организованный дом за 52 недели»:

Теперь в рассрочку!!

Организованный дом за 52 недели

Годовая программа по организации 52 областей вашего дома

 

1 комментарий

  1. Алла:

    Спасибо Вам большое! Вы меня всегда вдохновляете на действия. У меня дома коробка из под обуви. В ней папки с надписями, куда я складываю бумаги. Названия моих папок: Медицина, Школа, Коммунальные платежи, Разное, и др.

Оставить комментарий

п»ї
logo-rbk visa mastercard
Публичная оферта