5 советов для организации электронной почты

Мы живем в мире, перенасыщенном информацией. Цифровые средства связи стали основным способом общения людей. Учитывая, что половина мира использует электронную почту, маловероятно, что в скором времени она перестанет быть краеугольным камнем нашей жизни.

Однако, электронная почта — это всего лишь инструмент для достижения определенных целей, а не показатель вашей производительности. В этой статье я поделюсь с вами 5 советами по эффективному управлению электронной почтой.

  1. Ограничьте обработку почты 2-3 сессиями в день

Проблемы возникают, когда вы начинаете проводить бессчисленные часы в своем почтовом ящике, думая, что чем-то заняты. Вот основные правила:

  • Отключите оповещения о входящих письмах. Отвлекаясь на всплывающие окна и сигналы, вы превращаетесь в автоматически реагирующую обезьянку. Вам не обязательно знать, когда люди отправляют вам письма.
  • Проводите за просмотром почты утром не более 5 минут. Ответьте на срочные письма, если это действительно необходимо. Утро — это самая продуктивная часть дня, не тратьте его на почту.
  • Обрабатывайте почту не более 2-3 раз в день. Обработка означает сортировку писем, чтение и ответы. Проверяйте почту чаще, если ваша работа требует этого, но обрабатывайте 2-3 раза в день. Исключение составляют только действительно важные и неотложные письма — ответьте на них сразу, а затем незамедлительно вернитесь к своим задачам.

Ящик Действий против Бумажного Хаоса

Вы когда-нибудь слышали правило организации «Прикасайтесь к каждому листу бумаги только один раз»? Знаете, это один из мифов про организацию. Правда в том, что если, разбирая кучу бумаг, вы при первом прикосновении к ним не решите, какое ДЕЙСТВИЕ с ними нужно совершить дальше, вам придется просеивать эту кучу повторно.

И она будет продолжать расти.

Один из способов преодолеть эту проблему, которая гарантирует пропущенные сроки и возможности — создать Ящик Действий.

Вот как это сделать на практике.

1. Заведите вертикальную настольную папку с отделениями. Примерно такую:

Имейте в виду, что эта папка предназначена для временной передержки, а не для постоянного хранения, поэтому отделения не должны быть более 10-12 см. В ином случае у вас будет соблазн хранить там те документы, которые пора выбросить или переместить в основное хранилище. Вам понадобится 5-7 отделений. Обозначьте их с помощью слов, обозначающих действия, например, ЗАПЛАТИТЬ, ПОЗВОНИТЬ, УБРАТЬ В АРХИВ, ЖДАТЬ. (Вы определите ваши собственные категории в процессе сортировки входящих бумаг). Используйте те слова (глаголы), которые действительно имеют для вас значение. Например, если у вас есть супруг или партнер, вам может понадобиться категория ОБСУДИТЬ.

Как организовать рабочее место

Мы приходим сюда пять дней в неделю (при стандартном графике), на этом стуле сидим чаще, чем на домашнем диване, за этим столом находимся дольше, чем за обеденным – это наше рабочее место. У каждой профессии есть своя соответствующая обстановка. Если по роду службы вы трудитесь за отдельным столом — неважно, в офисе или дома, позвольте дать вам несколько советов по обустройству этого уголка.

п»ї