5 советов для организации электронной почты

Мы живем в мире, перенасыщенном информацией. Цифровые средства связи стали основным способом общения людей. Учитывая, что половина мира использует электронную почту, маловероятно, что в скором времени она перестанет быть краеугольным камнем нашей жизни.

Однако, электронная почта — это всего лишь инструмент для достижения определенных целей, а не показатель вашей производительности. В этой статье я поделюсь с вами 5 советами по эффективному управлению электронной почтой.

  1. Ограничьте обработку почты 2-3 сессиями в день

Проблемы возникают, когда вы начинаете проводить бессчисленные часы в своем почтовом ящике, думая, что чем-то заняты. Вот основные правила:

  • Отключите оповещения о входящих письмах. Отвлекаясь на всплывающие окна и сигналы, вы превращаетесь в автоматически реагирующую обезьянку. Вам не обязательно знать, когда люди отправляют вам письма.
  • Проводите за просмотром почты утром не более 5 минут. Ответьте на срочные письма, если это действительно необходимо. Утро — это самая продуктивная часть дня, не тратьте его на почту.
  • Обрабатывайте почту не более 2-3 раз в день. Обработка означает сортировку писем, чтение и ответы. Проверяйте почту чаще, если ваша работа требует этого, но обрабатывайте 2-3 раза в день. Исключение составляют только действительно важные и неотложные письма — ответьте на них сразу, а затем незамедлительно вернитесь к своим задачам.

Ящик Действий против Бумажного Хаоса

Вы когда-нибудь слышали правило организации «Прикасайтесь к каждому листу бумаги только один раз»? Знаете, это один из мифов про организацию. Правда в том, что если, разбирая кучу бумаг, вы при первом прикосновении к ним не решите, какое ДЕЙСТВИЕ с ними нужно совершить дальше, вам придется просеивать эту кучу повторно.

И она будет продолжать расти.

Один из способов преодолеть эту проблему, которая гарантирует пропущенные сроки и возможности — создать Ящик Действий.

Вот как это сделать на практике.

1. Заведите вертикальную настольную папку с отделениями. Примерно такую:

Имейте в виду, что эта папка предназначена для временной передержки, а не для постоянного хранения, поэтому отделения не должны быть более 10-12 см. В ином случае у вас будет соблазн хранить там те документы, которые пора выбросить или переместить в основное хранилище. Вам понадобится 5-7 отделений. Обозначьте их с помощью слов, обозначающих действия, например, ЗАПЛАТИТЬ, ПОЗВОНИТЬ, УБРАТЬ В АРХИВ, ЖДАТЬ. (Вы определите ваши собственные категории в процессе сортировки входящих бумаг). Используйте те слова (глаголы), которые действительно имеют для вас значение. Например, если у вас есть супруг или партнер, вам может понадобиться категория ОБСУДИТЬ.

Как должен функционировать домашний офис?

Одна читательница недавно прислала мне вопрос:

Не могли бы вы написать статью о том, как должен функционировать домашний офис?

На первый взгляд этот вопрос кажется лишенным смысла. Очевидно, домашний офис должен функционировать как домашний офис, эмм..

Но на самом деле все не так просто. Определение всех причин, по которым человек может иметь домашний офис, а затем всех задач, которые он должен решать — довольно обширная задача. Требования аспиранта, работающего дома над диссертацией, могут изрядно отличаться от требований родителей троих детей, работающих вне дома.

Однако, есть универсальные принципы, которым должен соответствовать домашний офис. Я считаю, все сводится к трем основным целям:

    1. Гостеприимство. Стремитесь создать наиболее удобную, продуктивную, вдохновляющую и организованную среду для своего рабочего пространства. Вы собираетесь заниматься там не самыми увлекательными задачами (например, оплатой счетов), так пусть хотя бы это место вас не отпугивает. Если у вас повышается уровень стресса от одного взгляда на это пространство, вы не будете его использовать.
п»ї
logo-rbk visa mastercard
Публичная оферта