Незаконченные дела как причина беспорядка

Когда я возвращаюсь домой после длительного или не очень длительного отсутствия, меня заваливает входящей почтой. Я сбрасываю все накопившиеся письма в папку «обработать» и немедленно забываю о них, игнорируя таким образом хаос, который сама же создала.

Таким образом начинается беспорядок в любой сфере жизни: дома, на работе, в финансах и т.д.

Я проанализировала эту ситуацию и сделала следующие выводы о причинах:

1. Вы делаете что-то и прерываете этот процесс прежде, чем закончите. Например, разбираете свои документы и вдруг звонит телефон. Вы отвлекаетесь, отвечая на звонок, потом оказывается, что вам пора идти за ребенком в детский сад, в итоге через неделю вы обнаруживаете пачку документов в самом неожиданном месте и в невообразимом состоянии.

2. Вы не уделяете достаточно времени, чтобы выполнить какую-то задачу как следует — потому что вам не хочется сейчас ею заниматься. Вы можете сделать самую легкую или самую приятную часть работы (например, разбросать письма по папкам), но вы не выполняете суть задачи — не обработаете письма.

3. Вы начинаете дело тогда, когда заведомо не сможете его закончить. Например, решаете привести в порядок вашу домашнюю бухгалтерию, пока сидите в очереди к врачу или находитесь в зале ожидания аэропорта. Пока не прилетел ваш самолет или пока не вышла медсестра,  вы сделаете какую-то часть работы, но есть большая вероятность, что вы ее так и не закончите.

Таким образом, ваше пространство и ваше время часто забиваются только потому, что вы начали, но не закончили.

Когда беспорядок уже возник, мы можем стать невосприимчивыми к нему — переступаем через нераспакованный багаж или груду одежды, либо чувствуем нарастающее напряжение и раздражение (мне же так много нужно сделать! как же все это запомнить, вспомнить и не забыть!»)

С этим можно бороться и предотвращать возникший по этой причине хаос с помощью следующих приемов:

  • Ограничить «отвлекатели». В процессе выполнения какой-либо задачи нас могут поджидать незапланированные перерывы в работе, связанные с внешними причинами. Избавиться от них полностью вряд ли получится, но можно свести их к минимуму. Отключите телефон или переведите его в беззвучный режим. Уберите всплывающие сообщения о новых сообщениях на мониторе. Повесьте табличку «не беспокоить» на ваше рабочее место или предупредите, чтобы вас не беспокоили, за исключением случая начинающегося конца света. Наденьте наушники, если есть такая возможность. Наймите няню на несколько часов в день, когда вы наиболее напряженно работаете над проектом. Прежде, чем начать работу, подумайте, что вас может отвлечь и постарайтесь заранее это предупредить.
  • Составить шаблонные списки для ваших типовых задач на работе и дома. Если вы вдруг отвлечетесь от работы, с помощью таких шаблонов вы легко сможете откатиться назад и продолжить работу с того пункта, на котором прервались. Кроме того, заведите привычку фиксировать все этапы работы в определенном месте — например, в ежедневнике или органайзере мобильного телефона.
  • Перед тем, как начинать работу над какой-либо задачей, спросите себя: » Есть ли у меня достаточно времени и возможностей, чтобы выполнить эту задачу?»  Если времени  у вас недостаточно, переформулируйте вопрос: «Есть ли у меня минимальное количество времени, чтобы выполнить какую-то часть задачи, которая «запустит» проект и гарантирует, что он будет завершен?» Если вы ответили «нет» на оба вопроса, не начинайте работу.
  • Если вы можете сделать что-то прямо сейчас, сделайте это. При возвращении из отпуска немедленно загрузите грязные вещи в стиральную машину и распакуйте багаж в течение нескольких минут после того, как вы вошли в дверь. Если бросить документ в папку «Финансы» займет у вас столько же времени, сколько бросить его в папку «Разобрать позже», сразу отправьте его в папку «Финансы».
  • Избегайте папок, коробок и списков с названием «разное». На деле оказывается, что чтобы найти что-то в подобном хранилище, приходится все его содержимое вывалить на пол (или просмотреть две сотни файлов и пунктов).
  • Создавайте комплекты. Создание комплектов может приводить к дублирующимся элементам (например, по паре ножниц в швейном, подарочном, канцелярском, дорожном комплектах) , но они очень полезны в плане того, что сильно сэкономят вам время и облегчают хранение.

А вы что делаете для предотвращения беспорядка в доме и офисе? Какие приемы используете, чтобы заканчивать начатое? Поделитесь в комментариях!

Курс по преодолению проволочек — Станция «Прокрастинация» >>

5 комментариев

  1. Ирина:

    Полдня на Вашем сайте — и не жалею 🙂 Спасибо, что делитесь, успехов Вам во всех сферах!

  2. Спасибо! Есть о чём задуматься. Увидела насколько важно быть реалистом.

  3. Ирина:

    Спасибо за отличную статью. Возник вопрос Как быть если я не могу себе позволить быть «вне зоны доступа», так как мои клиеты — заказчики и что более важно потенциальные клиенты могут мне позвонить/написать с 7 утра и до 10 вечера, в том числе в выходные, а сфера моих услуг такова, что недозврнившийся клиент- клиент конкурентов. При том что задачи бывают обемные (учусь резать слона на кусочки) и требующие полной концентрации именно на них, так как я оказываю юридические и бухгалтерские услуги, а так же пишу статьи на юридическую тематику и работы для студентов. p.s. — работаю не дома — есть офис

    • Вы вполне можете себе позволить быть «вне доступа», вас никто не вынуждает так работать, однако вы считаете это неприемлемым. Это вопрос вашего выбора: либо вы доступны 24 часа в сутки для любого каприза, либо вы устанавливаете четкие часы работы и организуете баланс «работа/личная жизнь». Всех клиентов не соберешь, а приоритеты раставлять только вам.

  4. Роман:

    Спасибо за отличную статью!

Оставить комментарий

logo-rbk visa mastercard
Пользовательское соглашение