Как определить приоритеты, когда все срочно?

Вы начинаете составлять список дел на день, и вас бросает в холодный пот. Вы не представляете, как возможно все это успеть.

И знаете, что самое плохое? В состоянии паники вам абсолютно все кажется одинаково важным и срочным. И как можно ожидать от себя разумного распределения приоритетов, если все кажется приоритетом №1?

Мы все там были. Наши графики переполнены, наши почтовые ящики трещат по швам, наши списки дел выходят из-под контроля. Когда перед вами неподъемная ноша самых разнообразных задач, становится нереальным выяснить, с чего начинать и за что хвататься в первую очередь.

Есть несколько логических вопросов, которые вы можете задать себе, чтобы понять объем нагрузки и разработать план атаки.

  1. Что абсолютно необходимо сделать сегодня?

Если вы уже чувствуете стресс, может возникнуть соблазн перелистать календарь и увидеть, что находится в вашей повестке дня на всю неделю или месяц. Вам кажется, что это поможет вам сориентироваться и разобраться, но, как правило, лишь усиливает чувство подавленности.

Когда вы завалены делами, не самое большое значение имеет презентация, которую вы должны сделать к концу месяца или отчет, который понадобится через две недели. Вместо этого сделайте шаг назад и посмотрите только на сегодняшний день. Какие пункты из списка наиболее актуальны? Что совершенно необходимо вам выполнить в течение ближайших 8 часов?

2. Какие из этих срочных задач наиболее важны?

Теперь, когда вы отметили самые неотложные дела, пришло время выяснить, какие из них являются самыми важными.

«Но они все важны! Именно поэтому они и присутствуют в моем списке!» — скажете вы. Конечно, вы хотите, чтобы в конечном итоге все это было сделано — но сейчас ваше внимание должно быть сосредоточено на самых важных вопросах.

Подумайте, какие из этих задач повлекут последствия, будучи невыполненными до конца дня. Получите штраф за просрочку платежа? Начальник сделает вам выговор? Испортите отношения с клиентом?

Мышление с точки зрения последствий может показаться пугающим. Но оно поможет вам понять, какие из задач действительно являются срочными и важными — то есть теми, с которых вам нужно начинать в первую очередь.

3. Можно ли поручить кому-то какие-либо из остальных неотложных задач?

Когда вы отфильтруете самое важное и срочное, у вас все равно останутся другие неотложные задачи. Они должны быть сделаны как можно скорее, но это не значит «сделать или умереть».

Поскольку вы не придавали им большого значения, часто это небольшие и не слишком значимые дела. Может быть, в конце дня вам нужно будет сделать телефонный звонок, ответить на письмо или записать расходы за день.

Об этих делах, попадающих в категорию «Срочно и не важно», подумайте — нельзя ли их делегировать или автоматизировать.  Есть ли около вас кто-то, кто мог бы взять это на себя? Или вы могли бы использовать программное обеспечение, чтобы снять эту проблему с себя навсегда?

4. Какие задачи важны, но не являются неотложными?

Теперь, когда вы отделили самое важное и срочное, пришло время еще раз взглянуть на ваш список дел и выделить то, что важно, но не обязательно должно быть сделано немедленно.

Скорее всего, это крупные задачи, которые вы постоянно держите в голове. Это проекты и многошаговые дела, которые требуют постоянного продвижения вперед.

Они не имеют дедлайнов, но их необходимо запланировать. Для этих задач укажите время в вашем календаре. Установите для них промежуточные вехи и сроки для каждого этапа, чтобы держать себя в нужном русле. Таким образом вы не будете чувствовать, будто откладываете их на потом — вместо этого вы будете уверены, что уделите им достаточно внимания, когда придет время.

5. Можно ли отказаться от каких-то задач?

Возможность что-то удалить из списка дел — мечта любого, кто чувствует стресс и перегруженность. Думаете, это невозможно? Если в вашем списке вы найдете дела, которые квалифицируете как «не срочные и не важные» — это те самые кандидаты на удаление.

Зачастую мы можем выполнять какие-то дела по привычке, а не по необходимости. К счастью, эта методика поможет вам мгновенно индентифицировать все, что можно вычеркнуть из вашего списка задач.

 

Нет меток

Оставить комментарий

logo-rbk visa mastercard
Пользовательское соглашение