Ящик Действий против Бумажного Хаоса

Вы когда-нибудь слышали правило организации «Прикасайтесь к каждому листу бумаги только один раз»? Знаете, это один из мифов про организацию. Правда в том, что если, разбирая кучу бумаг, вы при первом прикосновении к ним не решите, какое ДЕЙСТВИЕ с ними нужно совершить дальше, вам придется просеивать эту кучу повторно.

И она будет продолжать расти.

Один из способов преодолеть эту проблему, которая гарантирует пропущенные сроки и возможности — создать Ящик Действий.

Вот как это сделать на практике.

1. Заведите вертикальную настольную папку с отделениями. Примерно такую:

Имейте в виду, что эта папка предназначена для временной передержки, а не для постоянного хранения, поэтому отделения не должны быть более 10-12 см. В ином случае у вас будет соблазн хранить там те документы, которые пора выбросить или переместить в основное хранилище. Вам понадобится 5-7 отделений. Обозначьте их с помощью слов, обозначающих действия, например, ЗАПЛАТИТЬ, ПОЗВОНИТЬ, УБРАТЬ В АРХИВ, ЖДАТЬ. (Вы определите ваши собственные категории в процессе сортировки входящих бумаг). Используйте те слова (глаголы), которые действительно имеют для вас значение. Например, если у вас есть супруг или партнер, вам может понадобиться категория ОБСУДИТЬ.

Как должен функционировать домашний офис?

Одна читательница недавно прислала мне вопрос:

Не могли бы вы написать статью о том, как должен функционировать домашний офис?

На первый взгляд этот вопрос кажется лишенным смысла. Очевидно, домашний офис должен функционировать как домашний офис, эмм..

Но на самом деле все не так просто. Определение всех причин, по которым человек может иметь домашний офис, а затем всех задач, которые он должен решать — довольно обширная задача. Требования аспиранта, работающего дома над диссертацией, могут изрядно отличаться от требований родителей троих детей, работающих вне дома.

Однако, есть универсальные принципы, которым должен соответствовать домашний офис. Я считаю, все сводится к трем основным целям:

    1. Гостеприимство. Стремитесь создать наиболее удобную, продуктивную, вдохновляющую и организованную среду для своего рабочего пространства. Вы собираетесь заниматься там не самыми увлекательными задачами (например, оплатой счетов), так пусть хотя бы это место вас не отпугивает. Если у вас повышается уровень стресса от одного взгляда на это пространство, вы не будете его использовать.

Как отложенные решения приводят к беспорядку (и что с этим делать)?

Осознаете ли вы, сколько решений вам приходится делать в течение дня? В какой кружок записать ребенка, что приготовить на ужин, что надеть на работу, чем заняться вечером, что написать в своем блоге, на какие сообщения ответить, что сохранить/выбросить, какой цвет лака для ногтей выбрать, какой фильм посмотреть… Ну вы меня поняли. Далеко не каждый человек сможет мгновенно ответить, если требуется какое-то решение.

Одна моя подруга несколько месяцев не могла выбрать цвет обоев для спальни. Неужели это был бы конец света, если бы она выбрала не тот цвет? Для нее — да. Потому что прошлые обои, когда их наклеили, смотрелись ужасающе, и она стрессовала и ненавидела свою спальню каждый день. Ей нужно было всего переклеить обои, но она она никак не могла принять решение, какие выбрать. Понимаете, к чему я клоню?

Потому что, если вы знаете, что ваш выбор будет иметь последствия, вам становится намного сложнее его сделать.

Причем здесь беспорядок?

Вот несколько примеров трудных решений, с которыми многим из нас приходится иметь дело:

  • «Я не могу решить, с чего начать — беспорядок кажется подавляющим»
  • «Я не могу решить, какие из детских рисунков сохранить, а какие выбросить»
  • «Я не могу решить, что делать с сентиментальным хламом — мне кажется, что избавляясь от него, я избавляюсь от воспоминаний»
  • Я не могу решить, какие принадлежности для организации мне купить. Я выбираю и выбираю, до тех пор, пока уже не могу выбирать
  • Я не могу решить, использовать мне электронный органайзер или бумажный
  • И хит хитов: «Я не могу решить, что делать с содержимым ящика «А Вдруг Пригодится»
Нет меток
п»ї
logo-rbk visa mastercard
Публичная оферта