5 советов для организации электронной почты

Мы живем в мире, перенасыщенном информацией. Цифровые средства связи стали основным способом общения людей. Учитывая, что половина мира использует электронную почту, маловероятно, что в скором времени она перестанет быть краеугольным камнем нашей жизни.

Однако, электронная почта — это всего лишь инструмент для достижения определенных целей, а не показатель вашей производительности. В этой статье я поделюсь с вами 5 советами по эффективному управлению электронной почтой.

  1. Ограничьте обработку почты 2-3 сессиями в день

Проблемы возникают, когда вы начинаете проводить бессчисленные часы в своем почтовом ящике, думая, что чем-то заняты. Вот основные правила:

  • Отключите оповещения о входящих письмах. Отвлекаясь на всплывающие окна и сигналы, вы превращаетесь в автоматически реагирующую обезьянку. Вам не обязательно знать, когда люди отправляют вам письма.
  • Проводите за просмотром почты утром не более 5 минут. Ответьте на срочные письма, если это действительно необходимо. Утро — это самая продуктивная часть дня, не тратьте его на почту.
  • Обрабатывайте почту не более 2-3 раз в день. Обработка означает сортировку писем, чтение и ответы. Проверяйте почту чаще, если ваша работа требует этого, но обрабатывайте 2-3 раза в день. Исключение составляют только действительно важные и неотложные письма — ответьте на них сразу, а затем незамедлительно вернитесь к своим задачам.

2. Приоритезируйте важные письма (которые могут быть и не новыми)

Не все электронные письма одинаково важны. Некоторые из них вообще неактуальны. Но мы склонны считать, что новое и есть самое важное (отсюда и в первую очередь чтение новой почты и быстрые ответы, хотя есть задачи поважнее).

Прежде, чем начать работу с письмами, оцените их важность. В целом, почта может быть разделена на 3 категории:

  • Категория А: ваши самые важные письма, которые сильно повлияют на ваши цели. Обычно это 10-20% почты. Пример — дополнительные вопросы потенциального работодателя в ответ на ваше резюме или требования руководителя.
  • Категория В: тоже важны, но не так, как А. Эти письма имеют значение, но не слишком критично влияют на ваши цели/вашу жизнь. Они могут составлять 40-60% почты. Это рабочая переписка, информационные рассылки, которые позволяют вам быть в курсе новостей вашей отрасли и т.д.
  • Категория С: неважные письма. Развлекательные рассылки, спам, времяпровождение. В зависимости от вашей работы они могут составлять 20-30%.

Вам нужно уделить приоритетное внимание письмам категории А, в обычном режиме обрабатывать письма категории В и игнорировать письма категории С.

10% моих писем относятся к А, 60% к В и 30% к С. На А я отвечаю сразу, как только вижу их в почтовом ящике. На В я отвечаю, исходя из оценки времени, которое на это потребуется и их срочности. Письма С я удаляю или архивирую.

3. Используйте папки и фильтры для сортировки электронной почты

Многие люди вообще не организовывают свою почту. Они просто получают письма в одну общую папку «Входящих». Это делает сложным поиск писем для дальнейшего использования, особенно с увеличением объема почты.

Потратьте немного времени на то, чтобы настроить удобную структуру папок и полезные фильтры для электронной почты:

а) Папки. Определите основные категории и подкатегории писем. Создайте папки для каждой из них. Таким образом, вы всегда сможете кликнуть на папку/подпапку, чтобы просмотреть все письма по какому-то либо вопросу.

б) Фильтры. Фильтры электронной почты — это логические правила, по которым ваша почта будет сортироваться в автоматическом режиме уже на входе в ящик. Каждый фильтр состоит из двух частей: (1) — критерии, которым должно соответствовать письмо и (2) — действия, которые должен выполнять ваш почтовый клиент, если письмо соответствует критериям. Например:

  • Если письмо отправлено с *@vash.bank.ru => Переместить в папку «Платежи» + Отправить в архив
  • Если письмо отправлено из shkola@mail.ru => Переместить в паку «Семья»
  • Если в теме письме есть слова «Новости компании» => Переместить в папку «Новости» + пометить звездочкой (чтобы отличать от других новостей)
  • Если отправитель находится в вашем черном списке => Удалить (таким образом вы вообще не будете видеть этих писем)

У меня более 30 фильтров, которые сортируют почту автоматически. Всякий раз, когда я получаю письма, соответствующие новому шаблону, я создаю новый фильтр, чтобы они попадали в отдельную папку.

При этом я экономлю не просто время — я сохраняю умственную энергию, которая требуется для обдумывания и сортировки писем. Это время и энергию я использую для более важных задач.

Проанализируйте ваши электронные письма. Какие письма вы чаще всего получаете? Настройте фильтры для них.

4. Создайте шаблоны для типичных писем

Если вам снова и снова приходится отправлять одинаковые письма (например, инструкции или ответы клиентам), создайте для них шаблоны. Любой почтовый клиент это позволяет. Далее вы сможете вызывать шаблон одним кликом и лишь изменять необходимые данные (например, имя)

5. Уменьшите поток входящих писем

Лучший способ уменьшить беспорядок в электронной почте — предотвратить ее попадание в ваш ящик. Для этого:

  • Откажитесь от материалов, которые вам не нужны. Отпишитесь от рассылок, которые вам больше неинтересны или неактуальны
  • Отключите нежелательные уведомления. Коммерческие компании отправляют нам бессчисленное количество сообщений, чтобы привлечь внимание к своим услугам. Даже если какая-то компания в целом вам интересна (например, торговая сеть), вам не обязательно получать абсолютно все уведомления. Найдите время и отключите все уведомления, кроме тех, которые вам интересны (например, вас интересуют только акции, а не новости или информационные материалы)
  • Удаляйте нежелательную почту с помощью фильтров. Бывают сервисы, которые не позволяют отказаться от подписки или компании, которые злоупотребляют своим доступом к вашей информации. Создайте фильтр для автоматического удаления таких писем
  • Отправляйте меньше писем. Простое правило: если вы хотите получать меньше почты, отправляйте меньше почты. Если возможно позвонить — позвоните. Если вам нечего добавить или не обязательно отвечать — не отвечайте
  • Отсутствие ответа — тоже ответ. Поскольку в связи с работой над блогом я получаю большое количество нежелательной почты, я поняла, как важно обращать внимание только на то, что для меня важно. Если вы отвечаете на что-то вроде бессмысленного негатива или непрошеного мнения, всегда будет часть людей, которые ответят вам (1) — еще большим количеством шума/негатива или (2) — попытаются все же подтолкнуть удачу и получить от вас больше ответов, больше внимания, проникая в ваше ментальное пространство и заставляя вас помогать им в решении их проблем. Защитите свое ментальное пространство, разрешая только то, что важно для вас. Блокируйте адреса, которые посылают вам нежелательный «шум».

Помните, что электронная почта — это всего лишь инструмент, который помогает вам в работе, а не сама работа. Какие приемы вы используете для упрощения работы с электронной почтой?

Если вы хотите полностью организовать и упростить вашу электронную почту и другие аспекты цифровой жизни — не пропустите мою книгу:

header-digital

Организуйте вашу цифровую жизнь

Электронная книга-руководство

podrobno

 

Оставить комментарий

п»ї
logo-rbk visa mastercard
Публичная оферта