3 трюка, которые помогут справиться с бумажной лавиной

Бумаги, бумаги, бумаги… Они везде! Все поверхности завалены. Счета, квитанции, приглашения, каталоги, письма и записки, стикеры с заметками… Этот список можно продолжать бесконечно.

Зачастую мы складываем бумаги и документы на поверхность стола или полки, чтобы не упустить ничего важного из внимания. Нам кажется, что стоит только все нужные листки сложить аккуратной стопочкой на видном месте, мы ничего не упустим и не забудем, а главное – легко найдем любой документ в нужный момент. Наивное заблуждение! Что же делать, спросите вы?

Вот три трюка, которые помогут упорядочить бумажную лавину.

  1. Спросите — какое дальнейшее действие

Странно, да? Нет, все очень логично! Взяв в руки очередной листок, подумайте не о теме или задаче, а том действии, которое надо выполнить. Подумайте глаголом. Это упростит процесс сортировки ваших документов. Понятно, что с каждым документом может быть связано несколько действий, но нас интересует следующее (то первое, которое будем делать). Затем запишите это действие на бумаге или прикрепите записку.

Действие может быть совсем не тем, каким кажется. Например,

листок с номером телефона. Кажется, следующее действие — позвонить. Но если спросить себя, окажется, что сначала нужно узнать кое-какие данные, поэтому следующее действие — не позвонить, а узнать то-то.

  1. Создайте систему действий

После того как вы знаете следующее действие, отсортируйте их по глаголам. Если у вас определены действия, вы можете смешивать разные темы, проекты, организуя их по типу действия. Создайте систему действий, а не проектов! Например, можно помечать папки с каждым глаголом. Так документы будут хранить в определенном порядке, пока не настанет время за них взяться.

Например, папки могут быть подписаны:

  • позвонить;
  • узнать;
  • принять решение;
  • хранить;
  • оплатить.

Таким простым способом вы устраните многозадачность, сэкономите время и повысите концентрацию. Лучше всего освобождать каждую папку за один раз. Взяли папку «Позвонить» и позвонили по всем номерам подряд. После того, как вы завершили действие, снова спросите — какое следующее действие и переместите документ в соответствующую папку.

Например, тот же листок из первого примера. Сначала он был вложен в папку «Узнать», после того как информацию узнали, листок переместили в папку «Позвонить». После звонка его можно либо выбросить, либо переписать номер в постоянные контакты, либо присвоить новое действие.

  1. Создайте краткий справочник

Иногда мы держим все на столе, потому что хотим, чтобы информация была доступна, но действия там не нужны. Например, номера телефонов ваших поставщиков или учеников, или коллег. Вы не собираетесь им звонить прямо сейчас, но номера могут понадобиться. Убедитесь, что эта информация действительна должна быть под рукой. Если она не требуется хотя бы раз в неделю, уберите подальше в справочные файлы.

Самый простой способ – блокнот на кольцах и пронумерованная система закладок. У каждой темы свой номер. В начале блокнота — содержание, например:

  1. Аварийные контакты
  2. Поставщики услуг
  3. Сервисы
  4. Медицинские учреждения
  5. Лекарства и назначения
  6. Ваши проекты…

После того как у вас будет система действий и быстрый справочник, все что вам нужно — это спрашивать себя — какое следующее действие, а затем обрабатывать бумагу. Эти простые действия помогут держать бумажную лавину под контролем. Вы будете получать сделанные дела, а не кипы напоминаний и бумаги на столе.

Примите решение и начните! Удачи!

Оставить комментарий

logo-rbk visa mastercard
Пользовательское соглашение